Меню

10 найкращих систем управління документами для кращого робочого процесу

  • Головна
  • Інший
  • 10 найкращих систем управління документами для кращого робочого процесу

10 best document management systems

Спробуйте Наш Інструмент Для Усунення Проблем

Найчастіше використовувана система управління документами:

В процесі постійного оцифрування люди хочуть зменшити кількість своїх робіт на паперовій основі та сподіваються мати доступ до своїх важливих документів з будь-якого місця та в будь-який час.

Системи управління документами є найкращим рішенням для полегшення цього завдання. Читачі PDF - найкращий приклад системи управління документами, за допомогою якої ви можете отримати доступ до файлу PDF в автономному режимі та зберегти його для перегляду, навіть друку та публікації в будь-який час у будь-якому місці.

Системи управління документами також відомі як Система управління вмістом і широко розглядаються як компонент Управління контентом підприємств (ECM). Це пов’язано з управлінням записами, робочими процесами, управлінням цифровими активами тощо.

Система управління документами

У цьому посібнику ми детально розглянемо найпопулярніші системи управління документами, які використовуються низкою успішних організацій для ефективного управління своїми паперовими документами.

Що ви дізнаєтесь:

Що таке управління документами?

Управління документами можна визначити як спосіб, який використовується організаціями для управління та відстеження електронних документів.

Вказівки для кращого розуміння управління документами:

  • Одночасне, але окреме редагування документів, щоб уникнути конфлікту перезапису.
  • Повернутися до останньої точної версії документа на випадок помилки.
  • Контроль версій для розмежування двох різних версій.
  • Реконструкція документів.

На сьогодні «Управління документами» доступне як від невеликого автономного додатку, так і до масштабних конфігурацій для всього підприємства, що включає стандартні функції заповнення документів.

Ці особливості включають:

  • Місце зберігання
  • Безпека та контроль доступу
  • Аудит та індексація
  • Класифікація, пошук та пошук
  • Інтеграція з настільним додатком

Системи управління документами

Системи управління документами стосуються управління документами та доступу до них в електронному вигляді.

Корпоративні системи управління вмістом управляють та контролюють цифрові документи, створені за допомогою Microsoft Office Suite та програмного забезпечення для бухгалтерського обліку, такого як CAD тощо

Система електронного документообігу повинна містити компоненти, наведені нижче, щоб довести свою ефективність:

  • Імпорт: Щоб відкрити новий документ у системі.
  • Зберігання: Для обслуговування системних файлів та використання сховища.
  • Особистість: Отримати документи з точністю, призначаючи індекси.
  • Експорт: Видалення елементів із системи.
  • Безпека: Захист паролем певних файлів для авторизованих користувачів.

=> Зв'яжіться з нами запропонувати список тут.

Найпопулярніші системи управління документами

Давайте розглянемо деякі популярні Системи управління документами, які широко використовуються для зменшення паперової документації та поліпшення роботи організації на основі документів.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Альфреско
  4. LogicalDOC
  5. Офіс Фен
  6. Nuxeo
  7. Дерево знань
  8. Насіннєвий DMS
  9. Футляр
  10. Документи MasterControl
  11. M-файли
  12. Worldox
  13. Докмі
  14. ademerit

Отримайте БЕЗКОШТОВНІ цитати системи управління документами


# 1) pCloud

pCloud

Основні характеристики

  • pCloud дозволить вам встановити дозволи групи або індивідуальні рівні доступу.
  • Ви можете керувати доступом до даних за допомогою спільних папок.
  • Це дозволить вам коментувати файли та папки.
  • Він веде докладні журнали активності рахунку.
  • Ви можете отримати доступ до будь-якої попередньої версії ваших файлів.
  • Він має функції для управління файлами, спільного використання, захисту, версій файлів, резервного копіювання файлів та управління цифровими активами.
=> Відвідайте веб-сайт pCloud

# 2) HubSpot

Інформаційна панель HubSpot

Особливості:

  • HubSpot Програмне забезпечення управління документами продажів та відстеження збуту буде корисним для створення бібліотеки вмісту продажів для всієї команди.
  • Ви зможете ділитися документами зі своєї скриньки Gmail або Outlook.
  • Він попередить вас, коли потенційні клієнти займуться вмістом, надісланим вами.
  • Це дасть уявлення про те, як вміст продажів корисний для просування вашого процесу продажу вперед, як часто вміст використовується командою.
  • HubSpot має універсальне програмне забезпечення продажів з великою кількістю функцій, таких як відстеження електронної пошти, планування електронної пошти, автоматизація продажів, чат, звіти тощо.
=> Відвідайте веб-сайт HubSpot

# 3) Альфреско

Альфреско

Основні характеристики:

  • Це ECM з відкритим кодом, який забезпечує управління документами, співпрацю, управління знаннями та веб-вмістом, управління записами та зображеннями, сховище вмісту та робочий процес
  • Він підтримує загальну інтерфейсну файлову систему (CIFS), що забезпечує сумісність документів як з Windows, так і з операційними системами, подібними до Unix.
  • Alfresco постачається з підтримкою API і працює як задній інтерфейс для зберігання та отримання вмісту.
  • Просте налаштування та контроль версій - найкращі особливості Alfresco, але досить складні у використанні

Офіційне посилання: Альфреско

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Основні характеристики:

  • LogicalDOC - це система з відкритим кодом на основі Java, і до неї може отримати доступ будь-який веб-браузер
  • Ця система може бути доступна у вашій власній мережі, і вона дозволяє створювати та керувати будь-якою кількістю документів.
  • Допомагає поліпшити продуктивність та співпрацю систем управління документами.
  • Швидкий доступ та легкий пошук вмісту.
  • Він використовує Java Frameworks, такі як Hibernate, Lucene та Spring, щоб забезпечити надзвичайно гнучке рішення для управління документами.
  • Він постачається з набором чітко визначених API для інтеграції зі сторонніми програмами.

Офіційне посилання: LogicalDOC

# 5) Офіс Фен

Офіс Фен

Основні характеристики:

  • Feng Office - це DMS із відкритим кодом з веб-платформою для співпраці.
  • Деякі хороші особливості Feng Office включають відстеження часу, діаграму Ганта, управління завданнями та управління знаннями.
  • Це зручно для користувача і дозволяє позначати елементи.
  • Ви навіть можете відстежувати та надсилати вміст одночасно кільком користувачам.
  • Єдиним недоліком є ​​те, що деякі його функції роблять платними лише при кожному оновленні.

Офіційне посилання: Фен Офіс

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Основні характеристики:

  • Nuxeo - це система з відкритим кодом, яка управляє потоком вмісту через бізнес-цикл.
  • Перевірена система зменшує час, необхідний для пошуку та пошуку вмісту.
  • Він пропонує ряд способів захоплення вмісту, включаючи сканування зображень.
  • Журналювання аудиту - одна з хороших функцій, яку ви можете використовувати для відстеження вмісту, і це також простіший спосіб.
  • Обслуговує багатий набір API, надійну платформу, просту настройку та обслуговування проектів.
  • Але це досить складно для початківців, і деякі налаштування екземплярів також можуть стати складними.

Офіційне посилання: Nuxeo

# 7) Дерево знань

Дерево знань

Основні характеристики:

  • Система управління документами з відкритим кодом, яка дозволяє відстежувати, ділитися та захищати вміст.
  • Має такі функції, як метадані, робочий процес, контрольований версіями сховище документів та підтримка WebDAV.
  • Ви можете отримати потрібний вміст у потрібний час.
  • Функція швидкої гри дозволяє користувачеві створювати та керувати каденціями вмісту.

Офіційне посилання: Дерево знань

# 8) Насіннєвий DMS

Насіннєвий DMS

Основні характеристики:

  • Seed DMS - це зручна і відкрита система управління документами.
  • Цей DMS особливо базується на PHP, MySQL та sqlite3.
  • Служить як повністю розроблена для підприємств платформа для відстеження, доступу, зберігання та спільного використання документів.
  • Його можна розглядати як наступну версію LetoDMS і повністю сумісний з нею.
  • Дозволяє редагувати документи, доступні у форматі HTML.
  • Ви можете підготувати онлайн-презентацію, що дає змогу співпрацю в режимі реального часу.

Офіційне посилання: Насіння DMS

# 9) Справа

Футляр

Основні характеристики:

  • Casebox - це розширюваний інструмент для розширення управління вмістом, проектами та людськими ресурсами.
  • Він призначений для підтримки управління завданнями, моніторингу, повнотекстового пошуку, передачі даних тощо.
  • Крім того, Casebox поставляється з чудовим механізмом контролю версій і служить умовною логікою для підтримки управління записами.
  • Casebox допомагає зберігати та блокувати кілька файлів в одному місці з контролем користувача.
  • Casebox також забезпечує захищений хостинг за допомогою шифрування SSL на зашифрованому сервері.
  • Віртуальна приватна мережа (VPN) може захистити ваш зв’язок.

Офіційне посилання: Футляр

# 10) Документи MasterControl

Документи MasterControl

Запитання та відповіді на співбесіду angularjs для досвідчених у .net

Основні характеристики:

  • MasterControl Inc. - комерційна хмарна, що забезпечує швидшу доставку продукту за рахунок зменшення загальних витрат та витрат часу, необхідних для управління документами та вмістом.
  • Підвищує ефективність продукту та надійно управляє інформацією компанії
  • Ця система надає такі функції, як контроль документів, управління аудитом, управління якістю та інші процеси регулювання.
  • Окрім них, цим інструментом пропонуються деякі інші функції, такі як управління дотриманням вимог, співпраця, контроль доступу, управління друком, контроль версій, доставка та індексація документів, співпраця та повнотекстовий пошук.

Офіційне посилання: MasterControl

# 11) M-файли

M-файли

Основні характеристики:

  • M-Files допомагає безпечно керувати вашою інформацією завдяки своїй функції виїзду.
  • Ця функція відстежує ваші документи під час кожної невеликої та великої зміни.
  • Це корисна, проста у реалізації система і надійна система управління документами.
  • Він також доступний для Windows та Mac, а також сумісний з пристроями Android та iOS.
  • M-файли можна легко інтегрувати з іншими програмами та уникнути дублювання.

Офіційне посилання: M-файли

# 12) Worldox

Worldox

Основні характеристики:

  • Worldox - це комерційна та комплексна система, яка керує документами та електронною поштою.
  • Worldox постачається з функціями індексування з назвою Архівування та зберігання, що робить дані доступними миттєво, коли це потрібно.
  • Його можна інтегрувати з SharePoint і розгортати в Windows, Android, Mac, iOS та Cloud.
  • Особливості управління документами Worldox включають управління дотриманням вимог, контроль доступу, перетворення та індексування документів, управління електронною поштою, контроль версій та повнотекстовий пошук.

Офіційне посилання: Worldox

# 13) Докмі

Докмі

Основні характеристики:

  • Dokmee - це комерційна система управління документами на базі хмари, що забезпечує ефективність та безпеку ваших документів.
  • Dokmee надає декілька робочих столів, а також веб-конфігурацію, зручний інтерфейс, засоби збору та редагування.
  • Dokmee підтримує чудові функції автоматизації з функціями індексації ядра та пошуку.
  • Дозволяє набір інструментів для зображення та відстеження документів для кращої підтримки.

Офіційне посилання: Докмі

# 14) ademerit

ademerit

Основні характеристики:

  • Підтримує централізований механізм управління для зберігання документів у одному місці.
  • Ваші цифрові документи можна швидко організувати за допомогою логічного досвіду та зробити їх доступними як у комерційній, так і у відкритої версії.
  • Відскановані документи можуть бути перетворені в PDF-файли для пошуку за допомогою функції оптичного розпізнавання символів (OCR).
  • Швидка веб-система зберігає ваш файл у хмарі, але не створює резервної копії даних автоматично, і відновити дані неможливо.
  • Сумісний з усіма операційними системами, що дозволяє повнотекстовий пошук та контроль версій.

Офіційне посилання: ademerit

Окрім цих 12 найкращих систем управління документами, у нас є ще кілька, які можна додати до наведеного вище списку. Я коротко ввів їх у нижченаведеному розділі.

Додаткові інструменти

# п'ятнадцять) eFileCabinet : Цей комерційний інструмент можна інтегрувати з усіма програмами Microsoft Office. Він доступний з декількома версіями розміщених та серверних документів.

Унікальна функція Workflow дозволяє ефективно планувати завдання.

Офіційне посилання: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Це допомагає керувати вашими важливими документами з усіма деталями, такими як дати та зміст.

Ви можете підготувати внутрішній та зовнішній аудит, використовуючи свої документи в ContractZen.

Офіційне посилання: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault пропонує корпоративні системи управління документами (EDMS), корпоративні інформаційні системи управління (EMI) та рішення для управління документами в хмарі для управління вашими документами.

Це допомагає знизити витрати на продуктивність завдяки повній підтримці автоматизації.

Офіційне посилання: MaxxVault

# 18) DocsVault : Системи управління документами DocsVault мають найкращі функції, що підходять для управління та відстеження ваших документів.

Він включає контроль версій, безпеку документів, аудиторські стежки та історію, робочі процеси електронних документів, профілювання документів, позначення тощо.

Офіційне посилання: DocsVault

# 19) eVault : eVault - це веб-система управління документами. Він забезпечує управління дотриманням вимог, багаторівневе управління ієрархією тощо.

Як і будь-яка інша система управління документами, eVault також забезпечує контроль доступу, індексацію документів, контроль версій тощо.

Офіційне посилання: eVault

# двадцять) Каталізатор : Catalyst розробила кілька комерційних продуктів, таких як Catalyst Insights на основі XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track та OnRamp.

Він розроблений за допомогою декількох мовних служб підтримки.

Офіційне посилання: Каталізатор

# 21) Г рупал : Drupal - це система управління вмістом з відкритим кодом, яка добре відома своїми функціями, такими як створення вмісту, продуктивність та безпека.

Модульність є основним принципом Drupal. Ця система є гнучкою, масштабованою та простою у використанні. Ви можете створити свій власний інтегрований цифровий фреймворк за допомогою Drupal.

Офіційне посилання: доктор впав

# 22) Віртуальний Офіс : Віртуальний офіс має функцію пошуку для пошуку за будь-яким текстом, автором, атрибутами тощо.

Він також забезпечує хороше управління файлами та безпечне зберігання. Відповідає діловому контексту та швидко знаходить інформацію в потрібний час.

Подальше читання = >> Верхнє програмне забезпечення для блокування папок для Windows 10

Офіційне посилання: Віртуальний Офіс

№2. 3) архів bitfarm : bitfarm-Archiv - це система управління документами з відкритим кодом та управління контентом підприємства для архівування, що перевіряє аудит.

Деякі важливі його функції включають автоматичне архівування декількох джерел документів, повнотекстовий пошук, гнучку конфігурацію тощо.

Офіційне посилання: архів bitfarm

Це воно!! Ми закінчили роботу з найпопулярнішими системами управління документами.

Ви можете вибрати один або декілька відповідно до ваших вимог і подивитися, який найкраще підійде для вашої організації. Завдяки використанню цього програмного забезпечення загальна продуктивність зростає, а це робить завдання набагато простішими та гнучкішими.

Висновок

Управління документами зменшує частку зусиль та часу, витраченого на управління документами та вмістом.

який найкращий додаток vr

Управління паперовими справами та відстеження записів є нудною роботою для того, хто цим займається, але вищезазначені програмні засоби дуже корисні, щоб зробити їх гнучкішими за менший час.

Системи управління документами захоплюють та впорядковують документи в електронні документи для легкого доступу, управління та відстеження до них у будь-який час відповідно до ваших потреб. Захоплення та індексація - це чудові функції DMS, які використовуються для поєднання кількох і більших документів одночасно.

=> Зв'яжіться з нами запропонувати список тут.

Сподіваюся, ви вибрали б когось із наведеного вище списку !!!

Рекомендована література

^