sharepoint document management system tutorial
Поглиблений аналіз системи управління документами SharePoint, її версії та функції:
У цій статті ми обговоримо, що таке SharePoint, як створити систему управління документами SharePoint, плюси та мінуси використання SharePoint та різні типи завантаження.
Управління величезною кількістю документації в будь-якій організації може бути дуже виснажливим як з точки зору часу, так і з точки зору праці, і все одно може бути схильним до помилок. Однак дуже важливо зберегти всі документи на місці, щоб проект працював безперебійно.
Усі організації потребують надійної системи, щоб зберігати свою документацію в безпечному та правильному порядку. Давайте поглибимось глибше в одну з найнадійніших систем управління документами, яку пропонує SharePoint - продукт Microsoft.
Що ви дізнаєтесь:
- Що таке система управління документами?
- Що таке SharePoint?
- Передумови створення системи управління документами в SharePoint
- Створення системи управління документами в SharePoint
- Особливості системи управління документами SharePoint
Що таке система управління документами?
Система управління документами - це програмне забезпечення, яке контролює та відстежує повний життєвий цикл документів. Життєвий цикл документа має різні етапи, починаючи від його зародження і закінчуючи дезактивацією.
Як відкрити SWF-файли в
Використовуючи систему управління документами, створений документ можна зберігати та відстежувати через кожну його версію, охоплюючи всі змінні ознаки документа, включаючи кожну деталь його модифікації, перегляду та використання.
Що таке життєвий цикл документа?
П’ять основних етапів життєвого циклу документа:
1) Планування
На етапі планування складається ескіз плану того, що повинен містити документ. Продумано спосіб структурування документа та зібрано необхідні дані для його створення
2) Створення
На цьому етапі створюється і нумерується чорновий варіант документа. Наприклад - версія 1.0; під час якого автор створює документ, готовий до перегляду.
3) Огляд
На цьому етапі чорновий варіант або перша версія документа передається рецензенту. Рецензент уважно переглядає документ і пропонує будь-які необхідні зміни.
4) Модифікація
Під час редагування автор або іноді редактор погоджує необхідні зміни та працює над документом для включення змін.
5) Схвалення
Це завершальний етап, під час якого документ надходить на затвердження експерту з питань, який уповноважений його підписати.
Наведені вище етапи життєвого циклу документа можуть включати більше етапів, виходячи з умов організації та можливостей проекту. Настільки складний життєвий цикл документа можна легко впоратись, використовуючи такий потужний інструмент, як SharePoint.
У наступному розділі ми побачимо, що таке SharePoint і як його можна використовувати для управління документами?
SharePoint - це спільна платформа, яка дозволяє паралельно використовувати та виконувати багатокористувацькі дії в організаціях для зберігання та управління простими та складними рішеннями управління даними.
SharePoint була випущена в 2003 році корпорацією Microsoft. З моменту свого створення Microsoft розробила різні версії продуктів і завантажень SharePoint для задоволення різних потреб клієнтів.
1) SharePoint Online
Це хмарна послуга, яка дозволяє бізнесу підписатися на служби SharePoint Online та підтримувати транзакції документів із усіма зацікавленими сторонами за допомогою хмарної платформи, замість того, щоб встановлювати SharePoint локально локально.
2) Сервер SharePoint
Залежно від бізнес-потреб, SharePoint можна встановити та розгорнути локально, використовуючи версію SharePoint Server.
Окрім вищезазначених двох типів завантажень, існує ще кілька доступних версій.
Фонд SharePoint , яка є старішою версією SharePoint, доступна лише в SharePoint 2013. Це все ще широко використовується. Крім того, існує SharePoint Designer 2013 використовується для побудови рішень із підтримкою робочого циклу. Загальновідомий OneDrive, який має свою версію для підприємств, яка називається OneDrive Business sync.
Отже, виходячи з вимог та можливостей бізнесу, клієнти можуть завантажити відповідну версію SharePoint для задоволення своїх потреб.
У цьому розділі ми побачимо, наскільки вигідно організації вибрати SharePoint для управління документами.
Плюси використання SharePoint для управління документами:
1) Високий рівень безпеки та доброчесності
Функції безпеки Microsoft SharePoint настільки надійні, що користувачеві ніколи не доведеться турбуватися про несанкціонований доступ до файлів секретної інформації або про порушення цілісності програми.
2) Зручний для користувача
SharePoint побудований, маючи на увазі всі рівні зацікавлених сторін, які можуть використовувати цей інструмент, а отже, він розроблений таким чином, щоб ним було легко користуватися для всіх користувачів.
3) Адміністрація з сукупністю
SharePoint має консоль для центрального адміністрування, за допомогою якої адміністрація матиме доступ для додавання своїх функцій, налаштувань та конфігурації з повним контролем.
4) Налаштування
Рівень налаштування, який надається розробниками SharePoint, дуже великий, використовуючи це; інструмент можна налаштувати та повністю налаштувати відповідно до бізнес-вимог.
5) Співпраця
Це найкраща та одна з найважливіших функцій SharePoint, яка допомагає всім користувачам SharePoint у бізнесі залишатися спільними та оновленими та не відставати від кожної фази життєвого циклу документа. Остання версія SharePoint також забезпечує потокове передавання інформації в режимі реального часу.
Незалежно від того, наскільки хороша система, завжди будуть деякі мінуси. Але для користувача важливо визначити пріоритети та вимоги до використання, щоб зважити плюси над мінусами.
як перевірити введення sql вручну -
Мінуси використання SharePoint для управління документами:
1) Інтернет
Як ми знаємо, для доступу до SharePoint потрібен Інтернет, який потребує надійної мережі, і навіть надійне мережеве з’єднання іноді схильне до збою. У такі часи використання SharePoint стає неможливим через його залежність від Інтернету.
2) Пакет багатьох завдань
Ми знаємо, що SharePoint має більше можливостей, ніж просто зберігання документів, таких як автоматизовані робочі процеси тощо. Отже, для малого бізнесу, який просто потребує інструменту для зберігання документів в Інтернеті, на ринку існують інші більш підходящі інструменти.
3) Передплата
Кожному новому працівникові, який отримує доступ до SharePoint, щомісяця потрібна оплата за підписку, що може виявитися дорогим для організацій з меншими вимогами та меншим бюджетом.
Перш ніж створювати та заглиблюватися в навігаційні аспекти управління даними в SharePoint, тут ми бачимо вимоги, які мають бути на місці:
1) Визначте тип документів що увійде в систему:
Залежно від типу документа, який входить у систему, користувачі зможуть встановити файл шаблон для кожного типу документа, щоб він був готовий до використання.
2) Перелічіть вид інформації які повинні бути зібрані для кожного документа:
Найважливіше мати метадані для завантаженого документа, отже, необхідно перелічити та налаштувати поля, які потрібно заповнити для метаданих, щоб усі користувачі мали всю необхідну інформацію про завантажені документи. Також виходячи з цього, можна було б вирішити місцезнаходження або шлях , де документ розміщується в системі
3) Працювати з Метадані :
На відміну від традиційного налаштування папок і вкладених папок, які займають величезну пам'ять і все ще не все організовують так, як це передбачається, у SharePoint ми використовуємо метадані, щоб зробити їх більш систематизованими та доступними.
Отже, ось як ми робимо систему SharePoint встановленою відповідно до метаданих. Кожен завантажений документ повинен бути позначений відповідними та заздалегідь визначеними метаданими. Завдяки цьому пошук за ключовими словами дає найбільш відповідні / точні результати.
4) Зміст Типи:
Також важливо організувати типи вмісту в системі управління документами. Тип вмісту - це не що інше, як буквально - тип вмісту. Ви можете класифікувати документи за типом вмісту, який у вас є.
Наприклад: Якщо існує десять підписів на текстові документи, які є HLD, п’ять аркушів екзаменів і два підрахунки документів на тестові плани, тоді їх можна класифікувати залежно від типу вмісту. Якщо говорити більше про конкретні терміни SharePoint, Типи вмісту містять типи метаданих, за якими класифікується вміст.
Типи вмісту можна використовувати повторно для різних сценаріїв та вимог. У налаштуваннях SharePoint існує безліч варіантів створення нових типів вмісту, а також включення типу вмісту в групу, яку можна шукати для подальшого використання.
5) Контроль доступу :
Виходячи з вищезазначених пунктів, управління доступом може бути надано, щоб дозволити користувачам зберігати свої документи в безпеці та доступними лише для вибраних користувачів.
Крім того, встановлення ролей для різних користувачів із різним ступенем контролю над документом (створення, перегляд, видалення та затвердження документа тощо).
6) SharePoint 2013 також включає Політика для документів, щоб переконатися, що вони відповідають корпоративним вимогам та законодавчим вимогам.
(зображення джерело )
У цьому розділі пояснюється, як файли завантажуються в систему SharePoint та можливості використання файлів.
1) За допомогою SharePoint’s простий у використанні інтерфейс , файл можна завантажити, просто скориставшись функцією завантаження або кнопкою завантаження. Точно так, як ви вибираєте файл, щоб прикріпити його до електронного листа.
2) Після завантаження документа ціла купа записи можна заповнювати на основі проекту . Наприклад, якщо це проект з багатьма модулями, то у вас можуть бути поля, які заповнюються деталями, щоб позначити, до якого модуля належить файл.
3) Після заповнення всіх деталей ви можете зберегти файл, і файл буде завантажено в систему з деякими автоматично заповнені метадані наприклад, хто створив файл, коли файл був створений, номер версії тощо, а також кілька заповнених даних, таких як деталі модуля тощо.
4) Щоразу, коли документ змінюється, версія відображається в його історії, і користувачі можуть бачити історія версій документа - або просто для перегляду, або для відновлення файлу до певної попередньої версії.
5) Після завантаження документа в SharePoint для кожного файлу завжди створюється посилання. Це посиланням можна поділитися для двох цілей - переглянути або відредагувати його.
6) Якщо у вас є Office 365, ви можете також шукати будь-який документ у SharePoint з функціоналом пошуку на локальній машині.
7) Документи можна створювати, змінювати та видаляти з відповідними дозволами в будь-який час на основі змін бізнес-вимог чи потреб.
Коли файл документа створюється для проекту, який постійно вдосконалюється та змінюється, модифікація відповідного документа також стає постійним процесом. Десять років тому, навіть із використанням передових технологій, хоча кілька користувачів могли отримати доступ до спільних папок та дисків, лише одна особа - адміністратор, мала би право вносити будь-які зміни у файли на спільних дисках, яких було б недостатньо .
Сьогодні, із використанням SharePoint, ми маємо багато цікавих функцій, які дають рівну можливість усім його передплатникам задовольнити вимоги своїх ролей, не компрометуючи власну роботу чи роботу, яка виконується іншою особою над документом.
найкраще розширення блокуючого спливаючого вікна для chrome -
Ось декілька функцій, які роблять SharePoint цікавим:
1) Версія
SharePoint дозволяє кожному користувачеві читати або вносити зміни в один і той же файл документа, а також надає кожній версії документа унікальний номер версії, що супроводжується коментарями користувачів, вказуючи, які зміни були внесені на цьому етапі або в цій версії документа.
2) Блокування файлу
Людина, яка використовує файл для його модифікації, блокує файл за допомогою функції оформлення виїзду, щоб не виникало конфліктів у підтримці правильної версії файлу, а кожні внесені зміни записувались послідовно правильно.
Після того, як особа закінчує роботу з файлом, вона / вона використовує функцію реєстрації, щоб розблокувати файл, щоб дозволити іншому користувачеві взяти контроль таким же чином.
Наприклад, якщо користувач A повинен змінити дані у файлі X, а користувач B також має завдання змінити той самий файл. Користувач A отримує доступ до файлу X на SharePoint в 00:01, а користувач B отримує доступ до нього в 00:03, тоді користувач A отримує доступ до нього, робить виїзд, щоб змінити файл, тому користувач B не може одночасно змінити його час. Закінчивши, користувач A здійснює реєстрацію. Після реєстрації користувачем A користувач B отримує сповіщення, тож тепер він може отримати до нього доступ, виїхати та здійснити його модифікацію, а потім реєстрацію після завершення.
3) Метадані
SharePoint надає детальну інформацію про поточний стан файлу, наприклад - коли файл було змінено, хто змінив файл, якщо остання модифікація затверджена чи ні, посилання на документ тощо. Такий детальний стан документа допомагає кожному зацікавлена сторона бізнесу, яка має доступ до файлу, отримує повне уявлення про поточний стан.
Висновок
Система управління документами SharePoint - це спільне сховище файлів, будь то хмарні чи серверні платформи, воно просте у використанні та має вбудовані функції безпеки.
Хоча на ринку може бути багато таких інструментів, які можуть бути дешевшими та простішими у використанні, SharePoint від Microsoft має чудові можливості для надійної системи управління документами.
Рекомендована література
- Поглиблені підручники Eclipse для початківців
- 10 найкращих систем управління документами для кращого робочого процесу
- Підручник SVN: Управління вихідним кодом за допомогою Subversion
- Підручник з Bugzilla: Посібник із інструментів управління дефектами
- Підручник з TestLink: Посібник для неспеціаліста до інструменту управління тестами TestLink (Підручник №1)
- Підручник з TestLink 4 - Тестові показники, управління ключовими словами, користувацькі поля та діаграми звітів про тести
- Підручник з адміністрування JIRA: Адміністратор JIRA та управління користувачами
- Підручник із інструментарію управління дефектами IBM Rational Team Concert