Меню

Як писати ефективні електронні листи до команди з контролю якості (або будь-якої іншої) (Зразок електронної пошти включений)

how write effective emails qa

Спробуйте Наш Інструмент Для Усунення Проблем

Що перше ми робимо, коли приступаємо до роботи (або іноді, як тільки прокидаємося)? - Перевір електронну пошту, так? Іноді ми не знаємо, яким буде наш день, поки не прочитаємо кожен електронний лист у вхідних.

У багатьох наших попередніх статтях ми наголошували на важливості добра Комунікативні навички ефективно донести своє повідомлення до передбачуваної аудиторії - одне з важливих М'які навички для тестувальників .

У цій статті ми зупинимось на одному конкретному розділі письмового спілкування - електронна пошта.

Як писати ефективні електронні листи

Ми ділимося деякими порадами та підказками, щоб зробити спілкування електронною поштою більш плавним та ефективним. Це стосується всіх команд, а не лише команди з контролю якості.

Зв’язок електронною поштою

Скажімо, ви отримали цей електронний лист:

Електронний лист №1

Кому: Команда випробувань
Тема: Оновлення якості
Тіло:
Команда,
Несподівана затримка розгортання коду в проміжному середовищі. З якоїсь причини код змішався, і ми не знаємо, коли ці проблеми будуть розібрані. Нам доведеться відкласти свою діяльність, не знаємо до якого часу. Тож залучайте y ми самі в інших випробувальних заходах.

Запит на зміну CR0100H68 планується надійти до виробництва до кінця цього місяця. Будь ласка, перейдіть до документа з точки розподілу і дайте мені оцінку.

Дякую,
X, команда контролю якості.

Чи вважаєте Ви, що електронна пошта є ефективною? Порівняйте це з наступним:

Електронний лист №2

Кому: Команда випробувань
Тема: Розгортання коду проміжного середовища затримується - на невизначений час та CR0100H68 - потрібен аналіз
Тіло:
Привіт команда,
Сьогодні у мене є два оновлення для команди.

# 1) Проблеми з розгортанням проміжного середовища:

  • З несподіваних причин розгортання коду середовища просування відбувається із затримкою - ще немає часу прибуття. Ми маємо відкласти наші постановочні заходи, поки не отримаємо подальших оновлень.
  • Будь ласка, працюйте над створенням шаблонів для аудиту якості, поки він не буде вирішений.

# 2) Нове оновлення та завдання для запиту на зміну CR0100H68:

  • Очікується, що він почне жити до кінця місяця.
  • Будь ласка, перегляньте документи та повідомте мені наступні деталі до EOD завтра.

- Скільки тестових сценаріїв нам потрібно?
- Скільки існуючої документації нам доведеться змінити?
- Скільки часу на написання нової документації?
- Вимоги до даних тесту?
- Час виконання тесту?

Дякую,
X, команда контролю якості.

Якби я був одержувачем електронного листа №1, трапилося б ось що:

  • Можливо, я навіть не відкрию його відразу, тому що тема не робить нічого, що передає важливість змісту електронного листа.
  • Навіть якщо я і відкрив - давайте визнаємо, це лише один великий шматок слів; щонайменше нудно.
  • Завдання, які потрібно виконати, або очікування від мене досить розмиті, тому я справді не уявляю, що робити.

Але якщо я отримаю електронний лист №2:

  • Я знаю, про що йдеться в електронному листі - рядок теми допомагає мені правильно вгадати тон того, про що повідомляється.
  • Зміст чітко впорядковано в марковані пункти, щоб полегшити розуміння.
  • Всі завдання, які потрібно виконати, і ETA чітко визначені, щоб ви знали, що робити.

В ідеалі я б розділив повідомлення та надіслав два окремі електронні листи про дві теми, про які я пропоную оновлення.
Але це ваш вибір.

Як бачите, вживання простих заходів покращило якість спілкування.

Рекомендації, які роблять спілкування електронною поштою більш плавним та ефективним

# 1) Організуйте свої думки перед тим, як почати складати електронний лист.

# два) Використовуйте тему на свою користь - Встановіть тон того, що буде містити електронний лист. Якщо хочете, погляньте одержувачів на те, що знаходиться всередині.

# 3) Використовуйте прапорець «Важливо» програми електронної пошти, щоб сигналізувати про критичне спілкування, але знову ж таки, будьте зваженими у своєму рішенні щодо того, що є важливим. Наприклад, якщо тестування не може тривати через якусь помилку, і всі команди повинні знати про це - позначте електронну пошту як важливу.

# 4) Чітко визначте намір електронного листа. Є 3 основні причини електронного листа

  • Ви надаєте інформацію - Будьте чіткими щодо того, що пишете. Нехай це буде чітко, нехай це буде просто. Нехай воно буде стислим.
  • Ви вимагаєте інформацію - Чого ти хочеш, коли хочеш, як хочеш.
    Наприклад, Я б хотів отримати копію документа про план випробувань, проведений EOD. Будь ласка, помістіть те саме в загальну папку проекту та повідомте мене . - Подібне твердження підкаже вам „Що - план тесту, коли - EOD і як - помістіть його в загальну папку.
  • Подяка - Це однокласні вкладиші, і їм мало до чого. Зазвичай 'Дякую' або 'Готово'.

# 5) Спробуйте перевірити правопис. У більшості програм електронної пошти є можливість виконати цю перевірку обов’язково кожного разу, коли надсилається електронне повідомлення.

Як мені оновити BIOS Windows 10

# 6) Коли ви включені до списку КЗ, це означає, що це FYI. Тож вам просто потрібно знати, що відбувається, але дії від вас не очікуються.

# 7) Не використовуйте 'Відповісти всім', коли це не потрібно.

# 8) Щоб уникнути „відповіді всім” на електронний лист, який ви надіслали кільком одержувачам, BCC надішліть усі електронні адреси.

# 9) Будь чутливим. Коли ви надаєте критичний або негативний відгук про людину чи товар, спробуйте це зробити, поговоривши безпосередньо з цією особою або надіславши електронне повідомлення лише цій людині.

Пропоноване читання = >> Інструменти тестера рядка теми електронної пошти

Ще кілька порад, щоб уникнути моментів 'на жаль'

# 1) Додайте адреси електронної пошти в поля Кому, CC або BCC наприкінці після того, як ви складете повідомлення електронної пошти та будете задоволені вмістом, який ви написали. Це пов’язано з тим, що іноді ви можете випадково натиснути “відправити”, перш ніж бути готовим, і в кінцевому підсумку стати відправником неповного або неправильного електронного листа.

# два) Коли трапляється так, що ви випадково надіслали половину повного (або наполовину неповного, залежно від вашої філософської нахиленості) електронної пошти, є можливість відкликання, щоб виправити.

# 3) Якщо ви новачок у написанні офіційних електронних листів, спробуйте отримати від колеги, який прочитає його перед тим, як відправити його, і дізнайтеся його думку.

# 4) Не використовуйте розмовний вираз чи ідіому, якщо ви не знаєте, що це означає. Можливо, ви в кінцевому підсумку скажете щось незручне, і електронний лист, коли його надішлють, в значній мірі встановлений.

Я дуже сподіваюся, це допоможе вам писати кращі електронні листи. Поділіться з нами своїм досвідом.

Чи є у вас ще якісь поради? Будь ласка, надайте свій відгук і сміливо коментуйте нижче.

Рекомендована література

^